Undelivered Mail Returned to Sender: mailer-daemon

Undelivered Mail Returned to Sender è uno dei messaggi più fastidiosi che si possano ricevere, soprattutto quando stai inviando un’email di lavoro importante.
Subito dopo l’invio, nella tua casella di posta compare una risposta automatica con mittente mailer-daemon che ti avvisa che il messaggio non è stato consegnato.

Quando succede, la prima domanda è sempre la stessa: ho sbagliato io oppure no?
Capire cosa significa davvero Undelivered Mail Returned to Sender è fondamentale per risolvere il problema rapidamente ed evitare che succeda di nuovo.

This is the mail system at host xxx.xxxserver

I’m sorry to have to inform you that your message could not

be delivered to one or more recipients. It’s attached below.

For further assistance, please send mail to postmaster.

If you do so, please include this problem report. You can

delete your own text from the attached returned message.

The mail system

Cosa significa Undelivered Mail Returned to Sender

Il messaggio Undelivered Mail indica che il server di posta non è riuscito a recapitare la tua email al destinatario.
Non si tratta di una risposta umana, ma di una notifica automatica generata dal sistema.

Il mittente mailer-daemon è un servizio tecnico presente su tutti i server email e serve esclusivamente a segnalare errori di consegna. In altre parole, nessuno ha letto la tua email e nessuno ti ha risposto: il messaggio è stato bloccato prima di arrivare a destinazione.

Undelivered Mail Returned to Sender: Perché ricevi un’email da mailer-daemon

Ricevere un’email da mailer-daemon significa che qualcosa ha impedito al messaggio di raggiungere il destinatario. Le cause possono essere diverse e, cosa importante da sapere, non sempre dipendono da chi invia l’email.

Molto spesso l’errore Undelivered Mail Returned è legato a un problema tecnico, a un indirizzo errato oppure a una limitazione del server di posta del destinatario.

Indirizzo email errato o inesistente

La causa più frequente del messaggio è un indirizzo email scritto in modo sbagliato. Basta una lettera mancante, un punto in più o un dominio errato per rendere l’indirizzo inesistente agli occhi del server.

In questi casi, mailer-daemon interviene immediatamente perché non trova alcuna casella di posta a cui consegnare il messaggio.
Ricontrollare con attenzione l’indirizzo del destinatario è sempre il primo passo da fare.

Casella del destinatario piena o disattivata

Un’altra situazione comune è quella in cui la casella email del destinatario è piena, disattivata o temporaneamente sospesa. Anche in questo caso il server rifiuta il messaggio e genera l’errore Undelivered Mail.

Se l’email è urgente, l’unica soluzione efficace è contattare il destinatario tramite un altro canale e chiedere un indirizzo alternativo.

Allegati troppo pesanti

Molti server di posta bloccano automaticamente email con allegati troppo grandi. Quando superi il limite consentito, il messaggio viene rifiutato e ricevi una notifica da mailer-daemon.

Se stai inviando documenti di lavoro, file PDF o immagini pesanti, è sempre meglio caricarli su un servizio cloud e inviare solo il link. In questo modo eviti del tutto il rischio di Undelivered Mail Returned to Sender.

Undelivered Mail Returned to Sender: Email rilevata come spam

A volte il messaggio che riceviamo Mail Returned to Sender non dipende dal destinatario ma dal contenuto del messaggio. Email con troppi link, testi scritti in maiuscolo, firme HTML complesse o parole considerate “spam” possono essere bloccate automaticamente dal server di posta.

In questi casi, mailer-daemon segnala che il messaggio è stato rifiutato per motivi di sicurezza. Riscrivere l’email in modo più semplice e pulito spesso risolve il problema al primo tentativo.

Come spedire email con foto o documenti pesanti o troppo grandi

Problemi temporanei del server del destinatario

Non è raro che il messaggio ricevuto Undelivered Mail Returned to Sender sia causato da un disservizio temporaneo del server del destinatario. Server in manutenzione, sovraccarichi o momentaneamente offline possono impedire la consegna anche di email perfettamente corrette.

Quando succede, non hai sbagliato nulla. È sufficiente attendere e riprovare l’invio dopo qualche ora.

Come capire il motivo esatto dell’errore

All’interno dell’email inviata da mailer-daemon è sempre presente una breve spiegazione tecnica del problema. Anche se il linguaggio può sembrare complicato, contiene l’indizio principale per capire perché l’email non è stata consegnata.

Messaggi come indirizzo non valido, casella inesistente, dimensione eccessiva del messaggio o rifiuto per spam indicano chiaramente l’origine dell’errore Undelivered Mail Returned to Sender.

Come Mandare un email con allegato

Cosa fare subito se ricevi Undelivered Mail Returned to Sender

La prima cosa da fare è non farsi prendere dal panico. Nella maggior parte dei casi, il messaggio di posta tornato indietro Mail Returned si risolve controllando l’indirizzo del destinatario, alleggerendo l’email o semplicemente riprovando l’invio più tardi.

Se l’email è davvero importante, contattare il destinatario per avvisarlo del problema è spesso la soluzione più rapida ed efficace.

Quando riceviamo il messaggio Undelivered Mail con mittente mailer-daemon può essere frustrante, ma non è un errore grave né definitivo. Capire perché succede e come intervenire ti permette di risolvere il problema in pochi minuti e di evitare disguidi futuri, soprattutto nelle comunicazioni di lavoro. Accertatevi prima di tutto se l’email del destinatario è corretta.

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